eOtpremnice: uputstvo za firme

Kratak odgovor: eOtpremnica je otpremnica koja se šalje elektronski, kroz državni Sistem elektronskih otpremnica. Od 1. 1. 2026. obavezna je za javni sektor, za isporuke javnom sektoru i za akcizne proizvode. Od 1. 10. 2027. sve firme iz privatnog sektora primaju eOtpremnice u svakom kretanju robe i šalju ih jedna drugoj. Da biste počeli, zakonski zastupnik registruje firmu u sistemu, a otpremnice se zatim šalju ručno, iz vašeg programa ili preko portala posrednika.

Šta je eOtpremnica

Elektronska otpremnica je isti dokument koji prati robu i danas, samo što se ne sastavlja na papiru, nego se šalje kroz Sistem elektronskih otpremnica Ministarstva finansija. Primalac u istom sistemu potvrđuje prijem robe dokumentom koji se zove ePrijemnica. Sistem prima otpremnice u formatu UBL 2.1, međunarodnom XML standardu za poslovne dokumente, pa ih programi mogu slati i automatski.

Zakon o elektronskim otpremnicama donet je u novembru 2024. („Sl. glasnik RS“ br. 94/2024) i do sada je menjan dva puta, 2025. i u avgustu 2026.

Od kada su eOtpremnice obavezne

Obaveza se uvodi u dve faze, po članu 16 zakona i prelaznim odredbama izmena:

Obaveza	Primenjuje se od
javni sektor šalje i prima elektronske otpremnice	1. 1. 2026.
privatni sektor šalje otpremnice javnom sektoru	1. 1. 2026.
akcizni proizvodi: slanje i prijem u privatnom sektoru	1. 1. 2026.
odredbe o elektronskoj otpremnici u papirnom obliku	1. 4. 2026.
greške u podacima se ne uzimaju u obzir u nadzoru	do 1. 1. 2027.
privatni sektor prima eOtpremnice u svakom kretanju robe	1. 10. 2027.
slanje između dve firme iz privatnog sektora	1. 10. 2027.

Ako prodajete akcizne proizvode ili isporučujete državnim ustanovama, obaveza za vas već važi. Ako radite samo sa firmama iz privatnog sektora, imate vremena do 1. 10. 2027, ali je bolje da sistem probate ranije, dok greške još ne ulaze u nadzor.

Na koga se zakon ne odnosi

Zakon se ne odnosi na fizička lica koja nisu obveznici poreza na prihod od samostalne delatnosti (član 1). Takođe, otpremnica prati kretanje robe, pa firma koja pruža samo usluge, bez isporuke dobara, otpremnice ne izdaje. Ako niste sigurni gde spadate, proverite sa knjigovođom pre nego što počnete da menjate način rada.

Kako početi, korak po korak

1. Nalog zakonskog zastupnika. Zakonski zastupnik firme mora da ima nalog na portalu za elektronsku identifikaciju, uz kvalifikovani elektronski sertifikat ili aktiviranu aplikaciju ConsentID.
2. Registracija firme. Posle prijave bira se vrsta subjekta i upisuje PIB, matični broj ili JBKJS (za korisnike javnih sredstava). Sistem podatke sam proverava u registrima Uprave za trezor, Agencije za privredne registre i Poreske uprave.
3. Prava za zaposlene. Kroz administratorski modul dodeljujete prava zaposlenima. Prava za rad sa eOtpremnicama i prava za administratorski modul dodeljuju se odvojeno, a Ministarstvo preporučuje da administratorska prava imaju bar dve osobe.
4. Izbor načina slanja. Otpremnice možete slati ručno, kroz državni portal; iz programa koji već koristite, preko API ključa firme; ili preko portala posrednika, koji radi isto bez sopstvenog programa.
5. Proba. Ministarstvo finansija ima demo okruženje u kome se ceo tok proba bez pravih dokumenata. Program povežite i proverite tamo pre prve prave otpremnice.
6. Prijem. Kada roba stigne, primalac potvrđuje prijem kroz ePrijemnicu. Dogovorite sa dobavljačima i kupcima ko i kada šalje i potvrđuje, da se dokumenta ne gomilaju bez statusa.

Najčešće greške

• Prava dodeljena samo na jednom mestu. Zaposleni ima pravo na eOtpremnice, a ne na administratorski modul, ili obrnuto. Prema objašnjenju Ministarstva, ovo je zbunilo veliki broj korisnika.
• Samo jedan administrator. Kada je on na odmoru, niko ne može da doda zaposlenog ni da promeni podešavanja.
• Otprema vezana za jednu ličnu kartu. Ako se šalje samo kroz državni portal, uz sertifikat jedne osobe, otprema staje kada te osobe nema. Slanje preko API ključa to rešava.
• Prekucavanje stavki. Roba je već prošla kroz kasu ili magacin, a stavke se kucaju ponovo. Program ili portal treba da ih preuzme sam, na primer iz QR koda sa fiskalnog računa.
• Oslanjanje na prelazni period. Do 1. 1. 2027. greške u podacima ne ulaze u nadzor, ali to je prelazno rešenje. Proverite otpremnicu kod državnog validatora pre slanja, dok je to još bez posledica.

Kako se povezuje program

Program koji već zna vašu robu, kao program za kasu ili magacin, može sam da pravi i šalje otpremnice. Firma u sistemu generiše API ključ, a program preko njega šalje dokument u formatu UBL 2.1 i preuzima ulazne otpremnice i statuse. Tehničko uputstvo i API dokumentacija su na portalu sistema, a ceo tok se proba na demo okruženju.

Tako radi program za fiskalnu kasu BKC Soft: otpremnice šalje preko servisa efakture.exe, koji sam napisao, i preko njega je do sada poslato preko 5.000 eOtpremnica. Isti servis šalje i eFakture na SEF, pa program za oba posla koristi jedno mesto.

Kako ovo rešavam za klijente

Za firme koje nemaju program napravio sam portal eOtpremnice: firma jednom unese API ključ i šalje otpremnice i sa telefona, bez čitača kartica, a stavke se uvoze skeniranjem QR koda sa fiskalnog računa. Prva 3 meseca su besplatna. Ako imate program, povezujem ga sa sistemom; cena i rok su na stranici eOtpremnice integracija.